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Questa sezione è fondamentale per il corretto avvio del gestionale all’interno della propria attività. Per accedervi si passa dalla gestione delle Tabelle (vedi). Segue la definizione passo passo dei vari campi a disposizione in rapporto alla loro funzionalità.

• Release: indica la versione del programma (può venire richiesta in fase si aggiornamento dati).
• Data di Scadenza: 
• Codice Macchina:
• Codice Utente: la chiave di licensing per l’attivazione.
• Nome/Indirizzo/CF/PI: Dati anagrafici relativi all’Azienda utilizzatrice. Utili perché escono in intestazione di alcune stampe.
• Path Immagini: percorso configurabile (ad esempio C:\GestionaleMagazzino\Immagini\) ove il programma va a cercare l’immagine dell’Articolo. Qui (vedi) alcuni approfondimenti sulle immagini.
• Path Dati: in una Lan aziendale con più Pc e più persone che potenzialmente possono lavorare contemporaneamente sui dati, l’archivio dati viene tipicamente disgiunto e dirottato ad una macchina unica (server), lasciando il solo “client” sul pc locale. (vedi sopra nel capitolo introduttivo alcuni nostri consigli al riguardo). Il pulsantino collega le tabelle, una volta definito il percorso.
• Importa Articoli: Questo pulsante importa un file excel definito in base alle specifiche, al fine di “popolare” l’archivio iniziale degli articoli partendo da una base già esistente (vedi articolo dedicato).
• Controllo Negativi: Questo check informa con un Alert l’operatore se in un dato momento un movimento provoca un negativo di giacenza.
• Tipo Tracciato dati da Lettore: punto di scelta del flusso tipico in arrivo da palmari o terminali di tipo “batch” (vedi il capitolo dedicato all’importazione dei dati con Terminali di magazzino).
• Default Iva: % Iva ordinaria. Trattasi solo per automatizzare qualche calcolo: il presente gestionale NON E’ da considerarsi al momento attuale di tipo contabile o di fatturazione.
• Scorta Minima: scorta minima standard.
• Numeratore Documenti: contatore dedicato alla numerazione dei movimenti.
• Terminal Server: indicando qui un nome di Maschera tra quelle proposte, questa diverrà quella di default d’apertura nei casi di modalità di accesso con terminali di tipo Windows Ce in Terminal Server (vedi capitolo dedicato).
• Contatore Articoli: se non si indica nulla in questo campo, il sistema propone, per ogni NUOVO ARTICOLO, un numero crescente (1,2,3….). Inserendo invece (come in figura) una “maschera” di formattazione, il codice potrebbe uscire con una forma più “parlante”. L’esempio riportato (\0\00000) predispone un contatore di tipo 000001, 000002, 000003, etc…. Se avessi messo \A\000, il numeratore proporrebbe invece A001, A002, A003, etc… E così via.
• Campi Personalizzabili: questi campi (3 numerici + 3 testuali) sono a totale disposizione dell’Azienda, che ha la possibilità di titolarli come meglio crede. Lasciandoli vuoti qui in configurazione, equivale a TOGLIERLI dalla maschera Articoli e relative stampe (vedi anche oltre).

Tutti i moderni gestionali (da decenni a questa parte) prevedono la gestione di Causali finalizzate a regolamentare determinati fenomeni contabili, fiscali, di fatturazione o iva, oppure ancora, come nel caso nostro, del magazzino.

Il sistema prevede i dei flag +1/-1/0 per la corrispettiva lettura in SOMMA ALGEBRICA (in più, in meno o nessuna somma, il “segno” del movimento in definitiva), per altrettante “aggregazioni”, che elenchiamo in un senso logico/cronologico/sequenziale:

PRODUZIONE -> MAGAZZINO e/o DEPOSITO -> ORDINE -> VENDITA e/o OMAGGIO

Ogni realtà può avere utilizzi differenti, i quali possono essere gestiti combinando le diverse causali con un uso intelligente del loro Codice (Acronimo o Sigla più o meno parlante) e Descrizione, quindi potremmo definire a titolo di esempio:

ACM: causale di movimentazione per l’Acquisto con Carico di Prodotti;
CMP:  causale di movimentazione per il Carico a Magazzino da Produzione;
SMD: Scarico dal magazzino Centrale e Carico di un Deposito esterno;
SMV: Scarico dal magazzino Centrale per Vendita;
…e così via….

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Simuliamo ora alcuni movimenti aziendali tipici.

Esempio 1:

Acquisto con carico dell’Articolo A per 100 Pezzi, nel Magazzino M1 -> scelgo ACM +100 pezzi in magazzino (saldo Magazzino M1 = 100 pezzi).

Esempio 2:

In alternativa al caso 1), produco 100 pezzi dell’Articolo A e li carico nel Magazzino M1 -> scelgo CMP +100 pezzi in magazzino e contemporaneamente +100 nella produzione (saldo in magazzino sempre +100 pezzi, ma aumenta anche il nostro totalizzatore di produzione).

Esempio 3:

Trasferisco ad un deposito esterno M2 (es. Negozio) 40 pezzi dell’Articolo A -> scelgo SMD -40 pezzi in magazzino M1 e contemporaneamente +40 nel Deposito M2 (Saldo Magazzino M1 100-40=60 e Saldo Negozio M2 = 40).

Esempio 4:

Vendo 5 pezzi dell’Articolo A scaricandoli dal Magazzino M1 -> scelgo SMV -5 dal Magazzino M1 (Saldo Magazzino M1 100-40=60).

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Ad ogni movimento, nella sotto-scheda di Movimentazione Articolo seguente, possiamo osservare la situazione aggiornarsi in tempo reale:

Allo stesso modo, saranno influenzate tutte le varie statistiche, stampe e report che facessero riferimento a saldi di magazzino (vedi l’Articolo dedicato).

Tutti i moderni gestionali richiedono la definizione di alcune Tabelle atte a far girare il sistema nel modo migliore. Il software porta con sé dei dati “standard”. Preghiamo di fare attenzione, perdendo se il caso un po’ di tempo per scorrere le seguenti aree, in quanto la loro corretta impostazione INIZIALE, permette l’evoluzione futura dei DATI e del loro FLUSSO, all’interno di ogni realtà Aziendale. Scegliere la tabella che interessa dall’apposita casella di selezione. A seguire, una disamina per ognuna di esse. (N.B.: ove trattasi di Tabella di Sistema, non toccare, preferibilmente, questa sezione, se non con la supervisione dell’Assistenza).

 

1. Articoli: Elenca gli Articoli in forma tabulare.
2. Azioni (Sistema). Il programma permette la gestione di passaggi chiave del programma tramite un lettore BarCode. Da questa sezione è possibile              stampare la lista di questi operazioni con BarCode.
3. Categorie di Anagrafica. Categorizzazione per le Anagrafiche dei Soggetti, per una corretta e ottimale lettura statistica.
4. Categorie Articoli 1 e 2. Gli articoli, proprio per adattare il software alle mutevoli esigenze dell’Azienda utilizzatrice, permettono numerose classificazioni. Rimandiamo al capitolo dedicato per un ampia disamina.
5. Causali di Magazzino. Vedere il capitolo seguente dedicato.
6. Colori. Tabella dei Colori degli Articoli.
7. Comuni. Comuni Italiani.
8. Configurazione. Vedere il capitolo seguente dedicato.
9. Locazioni. Tabella delle locazioni (posti pallet, scaffali, calti, corsie, etc…) ove sono posizionati i nostri articoli. Tipicamente sono delle sigle, acronimi o codici parlanti del tipo A2B5, A5, etc…
10. Movimenti: Elenca i Movimenti in forma tabulare.
11. Soggetti: Elenca i Soggetti in forma tabulare.
12. Taglie. Tabella utile ad esempio per gestire le Taglie (intese come misure, dimensioni, etc… di un articolo). E’ da intendersi in senso lato, valido cioè non solo per capi di abbigliamento o calzature, ma anche tutti quegli articoli dove si voglia definire, specie in presenza di Varianti, delle dimensioni, forme, misure, etc….
13. Tracciati (Sistema). Permette la gestione di tracciati per l’importazione dati (approfondire qui l’attività vera e propria), intesi come “sequenza” di campi dato contenuti nei flussi prodotti dai terminali (batch o wireless) . Attualmente ne sono previsti 4, quello standard va scelto in Configurazione, e deve essere lo stesso va definito nel Lettore Bar Caode (Batch, Wireless, etc…)
14. UM. Unità di misura.
15. Utenti. In un ambiente multiutente vanno censiti al meglio i vari utenti (eventualmente con un minimo di autorizzazioni per le varie aree). L’utente viene memorizzato nelle attività di inserimento / modifica nei vari archivi del gestionale (anagrafiche o movimenti).